Ein Leitfaden für anspruchsvolle Gastgeberinnen und Gastgeber in der Schweiz
Wer ein hochwertiges Event plant – sei es ein Firmenjubiläum, ein Private Dinner oder ein exklusives Konzert, weiss: Der Anspruch an Perfektion ist hoch. Gerade in der Schweiz, wo Qualität und Stil selbstverständlich sind, fallen Planungsfehler nicht nur auf, sondern wirken oft doppelt peinlich.
Wir bei 2impress GmbH, als Eventagentur im Premiumsegment, erleben immer wieder dieselben Stolpersteine – auch bei gut gemeinten Eigenplanungen. Deshalb zeigen wir Ihnen heute die 5 häufigsten Fehler bei der Eventplanung – und wie Sie diese ganz einfach vermeiden können.
1. Ohne klares Ziel in die Planung starten
Fehler: Viele Events starten mit der Frage „Was machen wir?“, statt „Warum machen wir das?“. Ohne ein definiertes Ziel – sei es Kundenbindung, Imageaufbau oder reines Vergnügen – kann auch das beste Event ins Leere laufen.
Lösung: Definieren Sie vorab ein einziges, messbares Ziel, das Ihnen als roter Faden dient. Das hilft bei Entscheidungen zu Budget, Ablauf und Gästeliste. Ein Event mit Substanz fühlt sich stimmiger an – und wird nachhaltiger erinnert.
2. Die Location nach Optik statt Funktionalität auswählen
Fehler: Eine Villa am See, ein Bergchalet oder ein Industriebau in Zürich – traumhafte Locations, aber oft ohne ausreichende Infrastruktur: zu wenig Strom, zu wenig Toiletten, schlechte Zufahrt. Das kann bei einem hochkarätigen Publikum schnell unangenehm auffallen.
Lösung: Denken Sie logistisch: Gibt es genug Parkplätze, barrierefreien Zugang, Technik, Personalräume, Ruhebereiche? Fragen Sie Ihre Eventagentur nach einem Location-Check, bevor Sie unterschreiben – das spart oft viel Geld und Nerven.
3. Technik unterschätzen – oder falsch einsetzen
Fehler: Soundprobleme, Lichtausfälle oder zu grelle LED-Wände? Noch immer setzen viele Veranstalter Technik nur funktional ein – statt sie gezielt zur emotionalen Inszenierung zu nutzen. Und das, obwohl hochwertige Gäste heute visuelle und akustische Erlebnisse erwarten.
Lösung: Lassen Sie sich ein technisches Konzept erstellen, das zur Location und Stimmung passt – dezent, hochwertig, CI-konform. Und ganz wichtig: Proben Sie mit allen Beteiligten, besonders bei Live-Elementen. Technik ist kein Nebenprodukt, sondern Teil der Dramaturgie.
4. An den falschen Stellen sparen
Fehler: Das Budget fliesst in Dekoration und Food – aber für Gästemanagement, Ablaufregie oder Sicherheitsplanung bleibt kaum etwas übrig. Das Ergebnis? Schön angerichtete Vorspeisen, aber eine chaotische Gästeliste, lange Wartezeiten oder fehlende Notfallpläne.
Lösung: Investieren Sie in unsichtbare Qualität: Ein gutes Backoffice, erfahrenes Eventpersonal, diskrete Sicherheit oder ein internes Ticketingsystem (wie wir es anbieten – ohne Gebühren oder Fremdwerbung!) sind entscheidend für ein reibungsloses Gesamterlebnis.
5. Den Ablauf zu voll oder zu unklar gestalten
Fehler: Zu viele Programmpunkte, unklare Moderation, unverständliche Redner oder kein Raum für echte Gespräche. Das wirkt schnell überfordernd – besonders auf ein Publikum, das Qualität und Ruhe schätzt.
Lösung: Weniger ist mehr. Planen Sie klare Übergänge, Pausen, kleine Highlights statt Dauerbespassung. Sorgen Sie dafür, dass sich Gäste orientieren können – z. B. mit durchdachter Beschilderung, einem Welcome-Team und klarer Dramaturgie.
Stilvolle Events brauchen Substanz – nicht Show
Gerade für ein erfahrenes, gut situiertes Publikum zählen Souveränität, Qualität und Authentizität. Ein exklusives Event wirkt nicht durch „laute“ Effekte – sondern durch eine ruhige, elegante Planung mit Konzept, Logik und Gefühl.
Sie möchten ein Event planen, das Ihre Gäste begeistert – und Ihnen als Gastgeber Sicherheit gibt?
Wir begleiten Sie von der Idee bis zur Durchführung – mit Erfahrung, Stil und dem Blick fürs Detail.